Een kopie maken van jouw identiteitsbewijs is, op enkele uitzonderingen na, bij wet verboden. De uitzonderingen die een volledige kopie mogen maken van jouw identiteitsbewijs zijn:

• Overheden
• Banken en creditcardmaatschappijen
• Verzekeraars
• Notarissen
• Casino’s

Banken, creditcardmaatschappijen, verzekeraars, notarissen en casino’s zijn namelijk wettelijk verplicht de identiteit van hun klanten vast te stellen. Dit wordt een cliëntenonderzoek genoemd. Om te kunnen bewijzen dat ze aan deze plicht hebben voldaan, mogen zij een kopie of scan van uw identiteitsbewijs maken. Bijvoorbeeld van uw paspoort of identiteitskaart.

• Werkgevers
  Je werkgever is verplicht een kopie van je identiteitsbewijs, zoals je paspoort of identiteitskaart, te bewaren in de loonadministratie. Dit moet je werkgever op grond van de Wet op de loonbelasting. Voor het kopie geldt een fiscale bewaarplicht van 5 jaar na beëindiging van het dienstverband.

Onder bepaalde voorwaarden kan het zijn dat andere organisaties ook een kopie mogen maken van jouw identiteitsbewijs. Kijk voor een volledig overzicht op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

De uitzonderingen die jouw Burgerservicenummer (BSN) mogen noteren zijn:

• Scholen
• Zorgverleners
• Zorgverzekeraars (i.v.m. de zorgtoeslag)
• Kinderopvangorganisaties (i.v.m. de kinderopvangtoeslag)

Wanneer er een wettelijke grondslag is mogen andere organisaties ook je BSN noteren. Meer actuele informatie over het gebruik van jouw BSN vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een bedrijf of instelling mag niet van jou eisen dat je jouw identiteitsbewijs laat kopiëren, tenzij je er wettelijk toe verplicht bent. Als er geen wettelijke verplichting is, vraag dan waarom het noodzakelijk is dat je een kopie van jouw identiteitsbewijs afgeeft. Het noteren van het soort identiteitsbewijs en het nummer van het identiteitsbewijs (Dit is NIET je Burgerservicenummer!) is vaak voldoende om je te legitimeren.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een speciale pagina over identiteitsbewijzen. Daar vind je enkele uitzonderingen zoals bijvoorbeeld voor auto(verhuur)bedrijven. Die mogen onder strikte voorwaarde een afgeschermde kopie maken van je identiteitsbewijs.

Wanneer je je identiteitspapieren uit het oog verliest weet je niet wat er mee gebeurt. Men kan dan bijvoorbeeld alsnog een kopie maken. Zorg dat je altijd een kopie bij je hebt zodat je deze kan overhandigen. De ontvanger kan de kopie met je identiteitsbewijs vergelijken om er zeker van te zijn dat het een kopie is van jouw identiteitsbewijs. Er is dan geen reden meer om een kopie te maken.

De ID-cover is een hoesje dat de onnodige verspreiding van een aantal van jouw persoonsgegevens beperkt. Concreet schermt de ID-cover je foto, het Burgerservicenummer (BSN) en het nummer van je identiteitsbewijs af. Op een paspoort wordt ook de strook met gegevens onder aan het paspoort afgeschermd. Als je toestemming geeft tot het kopiëren van je identiteitsbewijs, dan loop je met de ID-cover een stuk minder risico op misbruik van je persoonsgegevens!

De overheid heeft een KopieID-app gelanceerd. Met deze app kun je een veilige kopie te maken van je paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Alle voorgaande adviezen moet je uiteraard ook in deze app toepasen op je gescande legitimatiebewijs.
De app is gratis verkrijgbaar in Google Play (Android), de App Store (Apple iOS) en de Windows Phone Store (Windows). Let er wel op dat je de juiste app downloadt.